سند عادی چیست؟

سند عادی نوشته‌ای است که طرفین قرارداد مابین خود تنظیم می‌کنند و در دادگاه جهت اثبات حق یا استناد به موضوعی کاربرد دارد. اسناد به دو دسته رسمی و عادی تقسیم می‌شوند. براساس قانون، طبق ماده 1289، سند عادی هر سندی است که فاقد عناصر درج شده در سند رسمی باشد. این سند توسط مامورین رسمی تنظیم نمی‌شود و ترتیبات تنظیم سند در آن روی نداده است. در اسناد عادی، امضا، مهر یا اثر انگشت شخص وجود دارد ولی از آن‌جایی‌که در محل ذکرشده و توسط ماموری رسمی تنظیم نشده، سندی عادی خوانده می‌شود. بر این اساس سند ازدواج و املاک اگر در دفترخانه ثبت نشده باشند جز اسناد عادی شناخته می‌شوند. برای این اسناد رونوشتی وجود ندارد و در صورت مفقودی، یافتن مفاد آن چندان آسان نیست. گاهی اسناد عادی همچون چک و سفته در مقام سند رسمی قرار می‌گیرند. اسناد عادی در چه مواردی قابل استناد هستند؟

سند عادی چگونه تنظیم می‌شود؟

بسیاری از افراد در امور روزانه خود و در برخی از معاملات، سندی عادی تنظیم می‌کنند. سند عادی بین دو نفر تنظیم شده و روی برگه‌ای به‌صورت مکتوب مهر و امضا می‌شود. در قانون مدنی برای رسمی بودن سند ویژگی‌هایی تعریف شده که اگر این موارد رعایت شود سند، رسمی شناخته شده و در غیر این‌صورت، عادی است.

طبق تعریف سند رسمی، نوشته باید توسط مامور تنظیم شده و ترتیبات قانونی در آن رعایت شده باشد. در صورتی‌که دو نفر، سندی را بین خود تنظیم و امضا کنند و ماموری رسمی بر آن نظارت نداشته باشد، این سند عادی خوانده می‌شود. ابطال سند رسمی از طریق مراجع قضایی امکان‌پذیر است.

بنابراین هر سندی که ارکان ذکر شده در ماده 1287 را نداشته باشد اما مهر، امضا یا اثر انگشت طرفین روی آن دیده شود را اسناد عادی می‌خوانند. کاربردی‌ترین سند عادی، قولنامه است. در صورتی‌که یک مامور رسمی در جایی خارج از محل ماموریت خود، سند را امضا و ثبت کند، سند، عادی خوانده می‌شود. برای مثال اگر مامور در تهران ماموریت دارد و در یک شهرستان اقدام به ثبت سند کند، سند از نوع عادی است. سندی رسمی است که مورد تصدیق دفترخانه ثبت اسناد رسمی باشد.

کدام اسناد عادی، حکم اسناد رسمی را دارند؟

در برخی مواقع، قانون استثنائاتی قائل شده و برخی از اسناد عادی را در حکم سند رسمی خوانده است. طبق ماده 1291 قانون مدنی این اسناد در دو حالت زیر قرار دارند:

• فردی که سند بر علیه او استفاده شده، صدور آن از منتسب‌الیه را قبول داشته و تصدیق کند.
• در دادگاه ثابت شود فردی‌که سند را تکذیب کرده، کسی است که امضای او در سند عادی وجود دارد. بر این اساس اگر به دادگاه ثابت شود که فرد، امضای خود را تکذیب می‌کند، سند اعتبار رسمی به‌خود می‌گیرد.

تفاوت سند عادی تجاری با اسناد عادی غیر تجاری

اسناد عادی غیر تجاری ضوابط مشخصی ندارد و آن را می‌توان روی یک برگه با هر سایز و ابعادی، در هر جا و مکانی و در هر زمانی درج کرد. در حالی‌که اسناد عادی تجاری همچون چک و سفته دارای شکل و شمایل خاصی هستند، از طرف یک بانک تایید شده‌اند و زمان وصول آن مشخص است. فقدان هریک از مفاد، آن را از سندیت تجاری بودن خارج می‌کند.

بهتر است سند به‌صورت عادی تنظیم شود یا رسمی؟

قانون‌گذار برای برخی نقل و انتقالات افراد را ملزم به تنظیم سند رسمی کرده است تا از چتر حمایتی قانون برخوردار باشند. اما بسیاری از افراد برای دوری از تشریفات اسناد رسمی، برخی از معاملات روزمره را به‌صورت اسناد عادی انجام می‌دهند که بارزترین نمونه آن، اجاره ملک است. اجاره‌نامه در دفتر املاک ثبت می‌شود و نیاز به تشریفات سند رسمی ندارد اما تحت حمایت قانون است. اعتبار سند تنظیم شده در خارج از کشور به‌همان اندازه داخل کشور است به شرطی که نزد یک مامور قانونی تنظیم شود.

چه مطالبی باید در اسناد عادی درج شود؟

• سند عادی باید شامل مندرجاتی باشد که حق مالی یا مفهومی را برای فرد دیگری اثبات کند. برای مثال جهت عقد قرارداد اجاره، نیاز نیست که مستاجر و صاحب‌خانه به دفتر املاک مراجعه کنند بلکه می‌توانند یک قرارداد مابین خود به امضا برسانند که در آن مدت زمان اجاره ملک و مبلغ رهن و اجاره تعیین شده و مالک و مستاجر آن را امضا کنند. اگرچه این یک قرارداد عادی است اما با قراردادهای اجاره‌ای تنظیم شده در مشاورین املاک تفاوتی ندارد.
• مهر و امضا مهم‌ترین قسمت یک سند است. سند عادی باید توسط متعهد و فردی که تعهد به‌نفع آن انجام شده، امضا، مهر یا اثر انگشت شود. البته گاهی در قراردادهایی همچون قبض یا رسید دریافت وجه، امضای یک طرف کافی است.
• شهادت و امضای دو نفر مرد یا یک مرد و دو زن در اسناد عادی مسیر اثبات حق را ساده‌تر خواهد کرد. رعایت نکردن این شرط ممکن است به ضرر یکی از طرفین باشد. مثلا در اجاره‌نامه اگر این سه شرط رعایت شود، مالک می‌تواند بدون طرح دعوا، دستور تخلیه را از شورای حل اختلاف کسب کند. حال اگر شرط شهادت رعایت نشده باشد، مالک نمی‌تواند دعوای تخلیه را مستقیم بیان کند و دستور آن را بگیرد.
• چنانچه فرد قصد داشته باشد مطلبی را به دیگری بدون طرح دعوا و زیر نظر دادگاه اطلاع رسانی کند، می‌تواند یک اظهارنامه بنویسد.

معایب سند عادی چیست؟

فروش مالی به چند نفر

از آن‌جایی‌که اسناد عادی در جایی ثبت نمی‌شوند در نتیجه آن را می‌توان به چند نفر انتقال داد. البته این کار جرم است و می‌تواند متهم را در قالب فروش مال معارض، تحت تعقیب قرار داد. برای جلوگیری از چنین امری و حمایت از حقوق خریداران، سازمان ثبت اسناد و املاک، سامانه‌ای تحت عنوان ایران املاک راه‌اندازی کرده تا افراد برای زمین و ملک تجاری یا مسکونی، مبایعه‌نامه عادی خود را در آن ثبت کرده و کد رهگیری دریافت کنند.

به‌این ترتیب اگر فروشنده قصد فروش دوباره ملک خود را داشته باشد و خریدار از سامانه ایران املاک استعلام انجام دهد، با درج اطلاعات زمین و ملک، تخلف فروشنده آشکار می‌شود. از این‌رو به‌تمام کسانی‌که قصد خرید یا اجاره مسکنی را دارند توصیه می‌شود مبایعه‌نامه خود را در سامانه ثبت کرده و کد رهگیری دریافت کنند.

عدم امکان دریافت المثنی و استعلام

یکی از مهم‌ترین معایب سند عادی این است که در صورت مفقودی، از آن‌جایی‌که برای سند رونوشتی وجود ندارد، نمی‌توان به مفاد آن دسترسی پیدا کرد و برای آن امکان استعلام وجود ندارد. یکی از مزایای ثبت اسناد به‌صورت رسمی وجود رونوشت سند رسمی است که در نزد مامور قانونی حفظ می‌شود.

انتقال صوری اموال با اسناد عادی برای فرار مالیاتی

اگر شخصی سندی را به‌صورت صوری به‌فردی انتقال دهد و بعدا مدعی صوری بودن آن شود، این ادعا نیاز به اثبات دارد و فروشنده لازم است خواسته ابطال سند را به‌دادگاه تقدیم کند. در صورتی‌که این ادعا ثابت شود. چنانچه مالک سند عادی ملک را با درخواست ابطال سند با عنوان دادخواست خلع ید به دادگاه صالحه تقدیم کند و دادگاه براساس رای سابق‌الصدور معامله را براساس صوری‌بودن قرار دهد، دستور به خلع ید داده می‌شود.

گاهی فرد برای فرار از مالیات، سند را به‌صورت صوری انتقال می‌دهد، که هرچند تاریخ انتقال، معیاری برای فروش محسوب می‌شود ولی امکان دارد در مقابل طلبکار قابل استناد باشد و تضییع حقوق طلبکاران را به‌دنبال داشته باشد که به‌صرف سند عادی فروش، نمی‌توان مالی از مدیون را به دادگاه معرفی کند. البته اگر صوری بودن انتقال به‌اثبات برسد، جرم کلاهبرداری شناخته می‌شود.

جمع بندی:

سندی که حکم سند رسمی را نداشته باشد، سند عادی خوانده می‌شود. قول‌نامه و قراردادهایی که افراد به‌صورت روزمره بین خود امضا می‌کنند سند عادی هستند چراکه نزد مامور رسمی تنظیم و امضا نشده است. برخی از اسناد رسمی همچون چک و سفته، حکم سند رسمی را دارند و قابل پیگیری هستند. اسناد عادی برای دوری از تشریفات سند رسمی تنظیم می‌شوند اما در مقام دعوا جهت استناد به حق به‌کار نمی‌روند. در تمامی اسناد عادی، امضای طرفین یا اثر انگشت آن‌ها وجود دارد اما در برخی موارد همچون رسید یا قبض، امضای یک طرف کفایت می‌کند. برای اینکه سندی به‌صورت عادی تنظیم شود نیاز به‌رعایت سه شرط است.

سوالات متداول:

[vc_row][vc_column][vc_tta_accordion color=”turquoise” c_align=”right” c_position=”right” active_section=”1″]

[vc_tta_section title=”سند عادی چیست؟” tab_id=”faq1″]

هر سندی که در ارکان آن در ماده 1287 ذکر نشده باشد و دارای مهر و امضا باشد، سند عادی خوانده می‌شود.

[/vc_tta_section]

[vc_tta_section title=”سند عادی در مقام دادگاه قابل استناد است؟” tab_id=”faq2″]

این سند، ادله دعوا نیست اما در دادگاه به‌عنوان مدرک استفاده می‌شود.

[/vc_tta_section]

[vc_tta_section title=”معایب سند عادی چیست؟” tab_id=”faq2″]

1-رونوشتی از آن وجود ندارد و در صورت مفقودی، طرفین را دچار چالش می‌کند.2-فروشنده می‌تواند مال خود را به چندین نفر بفروشد. 3-انتقال صوری آن وجود دارد.

[/vc_tta_section]

[/vc_tta_accordion][/vc_column][/vc_row]