سند رسمی، نوشته‌ای است که در دادگاه و در جایگاه دعوا، قابل استناد باشد و خواهان و خوانده بتوانند از آن برای اثبات ادعای خود استفاده کنند. رکن اصلی که در سند وجود دارد، کتبی بودن آن است. یعنی حتی اگر دو نفر به‌صورت شفاهی همه‌چیز را قطعی کرده و سال‌ها براساس آن کار کنند. در مقام دادگاه رسمیت نخواهد داشت. براساس قانون جدید، صوت، عکس و هرچیزی که به‌صورت مکتوب نباشد از تعریف اسناد رسمی خارج است. البته این موارد برای دفاع و اثبات ادعا به‌عنوان اماره قضایی قابل استفاده هستند. طبق ماده 1287 قانون مدنی سند رسمی به مدرکی گفته می‌شود که” در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر رسمی یا نزد سایر مامورین رسمی طبق قوانین کشور تنظیم شده باشد” در غیر این‌صورت سند عادی خوانده می‌شود. طبق آیین دادرسی، اسناد رسمی، قوی‌ترین و پر ارزش‌ترین ادله برای اثبات ادعا به‌شمار می‌روند. این سند چه مشخصاتی دارد؟
سند رسمی چیست؟
در دادگاه برخی از موارد به‌عنوان ادله برای اثبات ادعا شناخته می‌شوند. در کنار سوگند، اقرار و شهادت، اسناد رسمی یکی از مهم‌ترین ادله اثبات دعوا هستند. معیار رسمی بودن سند براساس قانون در دسته‌های زیر بیان شده است:
- شخصی که از او شکایت شده، سند را قبول داشته باشد.
- اسنادی که صدور آن‌ها در دفاتر ثابت شود.
- سندی که در اداره ثبت املاک و اسناد به‌ثبت رسیده باشد.
- سند تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی که صحت آن در چک قابل اثبات باشد.
- اسنادی‌که توسط مامورین رسمی و غیر از موارد فوق تنظیم شوند.
- سندی که قانون‌گذار احکام سند را صراحتا برای دسته‌ای از اسناد عادی باز گذاشته باشد.
تفاوت انواع سند در چیست؟
طبق تعریف، سند رسمی نوشته‌ای است که در محلی رسمی، مورد تایید قانون و توسط مامور قانون تنظیم شده است. اما سند عادی طبق ماده 1289 قانون مدنی اینگونه تعریف می‌شود: غیر از اسناد نام‌برده شده در قانون 1287، سایر اسناد، عادی شناخته می‌شوند.
سند لازم الاجرا: اسناد رسمی که صاحب آن می‌تواند مفاد درج شده در آن را بدون مراجعه به دادگاه و دستور محکم قضایی با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک به‌اجرا بگذارد.
سند در حکم لازم الاجرا: اگرچه بعضی از اسناد، نامی مشابه دارند اما در قانون برای آن تفاوت‌هایی در نظر گرفته شده است. برخی از سندهای عادی همچون چک، اظهارنامه حاوی بدهی مالک یا برگه‌ای که مشخص می‌کند که فرد استفاده کننده از خدمات آپارتمان همچون آب و برق بهره برده است، قراردادهای بانکی و سایر موارد از جهت اینکه در قانون از طریق اداره ثبت اسناد و املاک قابل اجرا از طریق مفاد ذکر شده در آن باشند را سند در حکم لازم الاجرا می‌خوانند.
در قانون هر سند با دیگری متفاوت است و آثار متفاوتی را در پی دارد. توان اثباتی و اجرایی سند رسمی از سایرین بیشتر است بنابراین از تفاوت سند عادی و رسمی در قانون 1292 اینگونه نام برده شده است: همواره می‌توان نسبت به سند عادی اظهار انکار و تردید داشت. اما در مورد اسناد رسمی چنین ادعایی امکان‌پذیر نیست. در چنین اسنادی تنها می‌توان ادعای جعل بودن را بیان داشت.
محتوای اسناد رسمی چیست؟
محتویات این سند شامل فرم مادی و تشکیل دهنده آن است که در همه اسناد دیده می‌شود. همانند سند قطعی، سند وکالت، شماره دفترخانه، تاریخ تنظیم، امضای سردفتر و مهر و امضا. در این سند، اقرارهای طرفین، شرایط پرداخت یا شرایط تحویل توسط سردفتر مندرج می‌شود که براساس آن در دادگاه قابل پیگیری است.
- رادیو دادسو
- پرونده های ملکی
امتیازهای سندی که به‌صورت رسمی تنظیم شده در چیست؟
سند رسمی مزایای متفاوتی نسب به سند عادی دارد که بیان آن خارج از لطف نیست:
- تمامی اسناد رسمی نه‌تنها نسبت به طرفین قرارداد بلکه نسبت به افراد قائم مقام دارای اعتبار هستند. اعتبار سند را امضا و تصدیقاتی‌که در آن صورت گرفته، مشخص می‌کند. برای مثال اگر شخص الف و ب با یکدیگر معامله‌ای انجام دهند و بر طبق آن وسیله‌ای همچون خودرو را خرید و فروش کنند، سپس شخص الف با سندی عادی، همان خودرو را در تاریخ قبل یا بعد از معامله صورت‌گرفته به شخص دیگری بفروشد، سند رسمی به عادی ارجعیت پیدا کرده و براساس معامله دوم نمی‌توان خود را از مالکیت فرد “ب” خارج کرد.
- اسناد رسمی نسبت به مندرجات آن لازم الاجرا هستند بدین معنا که براساس مفاد آن می‌توان علاوه‌بر دادگاه به‌صرف مراجعه به ثبت اسناد، اقامه دعوا کرد و اجرای آن را خواستار شد که لازم الاجرا است. مفاد این قرارداد بدون مراجعه به دادگاه اجرایی می‌شود و تمامی قوای دولتی موظف هستند زمانی‌که مامورین به‌آن‌ها مراجعه می‌کنند در اجرای سند تسلیم باشند. برای مثال طبق ماده 92 قانون در خصوص دیون و سایر اموال منقول، سندرسمی بدون نیاز به حکم دادگاه قابل اجرا است مگر اینکه شخص، عین مال منقول که شخص ثالث مدعی آن شده است را تسلیم کند.
- در سند عادی، افراد می‌توانند امضاهای درج شده در سند را انکار یا شامل تردید کنند. در حالی‌که در سند رسمی، از آن‌جایی‌که به‌غیر از طرفین، اعتبار امضای شخص مامور وجود دارد، نمی‌توان در مورد آن مدعی انکار یا تردید شد. در این مورد تنها می‌توان ادعای جعل را بیان کرد. برای مثال شخصی مدعی می‌شود که امضای ایشان در برگه توسط فرد دیگری انجام شده یا دفتردار تخلفی انجام داده و بدون حضور او، امضا را تایید کرده است.
- رونوشت اسناد رسمی به‌منزله اصل سند است، اعتیار کپی سند رسمی را دارد و به‌شرطی‌که مطابقت آن با دفتر، توسط مسئول دفتر اسناد رسمی گواهی شده باشد، طبق ماده 74 قانون دارای اعتبار است. مگر اینکه فرد بتواند اثبات کند که رونوشت با ثبت دفتر مطابقت ندارد. با این مزیت، سند رسمی هیچ‌گاه مفقود نمی‌شود چراکه رونوشتی از آن در دفتر اسناد وجود دارد. این موضوع آرامش‌خاطری برای صاحب سند ایجاد می‌کند. در سند عادی رونوشتی وجود ندارد و در صورت مفقودی، صاحب آن را به‌دردسر خواهد انداخت.
چک و سفته در جایگاه سند رسمی
چک و سفته، سند رسمی به‌شمار نمی‌روند چراکه تنظیم آن توسط مامور قانونی صورت نگرفته و صرف چاپی بودن و ثبت آن در سربرگ‌های بنگاه‌ها و آژانس‌های املاک، اعتبار رسمی به‌خود نمی‌گیرند. البته قانون‌گذاران برای حمایت مالی از سفته و چک، استثنایی قائل شده و بر این اسناد با نام ” اسناد در حکم سند لازم الاجرا” اعتبار بخشیده‌اند.
براین اساس اگرچه چک یک سند عادی است اما بر طبق ماده 2 قانون چک، لازم الاجرا است و براساس آن می‌توان به‌طور مستقیم به دایره اجرای اسناد لازم الاجرا در اداره ثبت ارایه مراجعه کرده و درخواست اجرا را داشت. البته چک در مقام اجرایی در حکم سند رسمی شناخته می‌شود و فاقد سایر اعتبارات این اسناد است و می‌توان در مورد آن ادعای تردید و انکار داشت. رونوشتی از چک وجود دارد که در صورت مفقودی می‌توان از آن استفاده کرد. ابطال سند رسمی از طریق مراجع قانونی امکان‌پذیر است.
قولنامه سند عادی است یا رسمی؟
قراردادی که در بنگاه‌ها تحت عنوان قولنامه تنظیم می‌شود یک سند عادی است به‌همین دلیل باید طرفین قرارداد نهایت دقت را در آن به‌خرج دهند. دولت این سند را معتبر نمی‌شناسد و اعتباری برای آن قائل نیست. براساس این سند، تنها خریدار و فروشنده ملزم به اجرای مفاد آن هستند.
جمع بندی:
سند رسمی نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استفاده باشد و خوانده و خواهان در مقام دادگاه بتوانند به‌آن مراجعه کنند. اسنادی رسمی خوانده می‌شوند که مکتوب شده و در دفتر اسناد یا توسط مامورین به‌ثبت رسیده باشند. آنچه به یک سند اعتبار می‌بخشد این است که در مقام دعوا بتوان به‌آن استناد کرد. این سند دارای مهر و امضای شخصی است که سند به‌او نسبت داده می‌شود. بر این اساس طرفین قرارداد و شخصی دیگر این سند را امضا می‌کنند تا در صورت انکار یا تردید بتوان به امضای شخص سوم اتکا کرد. همچنین رونوشتی از این سند در دفترخانه بایگانی می‌شود تا در صورت مفقودی قابل پیگیری باشد. چک و سفته اگرچه اسنادی قابل اعتبار هستند اما سندی رسمی شناخته نمی‌شوند و سند در حکم لازم الاجرا هستند.
سوالات متداول:
- سند رسمی چیست؟ به اسنادی که طبق ماده 1278 قانون مدنی در مقام دعوا قابل استفاده باشند، اسناد رسمی گفته می‌شود.
- محتویات اسناد رسمی چیست؟ اقرارهای دو طرف، شرایط پرداخت، مهر و امضا و محتویاتی متناسب با دیگر اسناد دارد.
- چک و سفته، اسناد رسمی هستند؟ خیر چراکه در نزد مامور قانونی تنظیم نمی‌شوند.
